（一）领取并填写新生档案袋
本科新生：各学院于2018年10月15-17日到档案馆按照本学院新生人数领取本科新生档案袋。领取后，在档案袋相应位置填写学院、专业、学号、姓名等相关信息，按学号顺序排列；
研究生新生：研究生学院已经下发研究生档案袋，请各学院在研究生档案袋左上角（正面面向自己，开口朝上）填写学院、专业、学号、姓名等相关信息，按学号顺序排列。
原装档的学生档案袋上若有重要信息，如高考分数等，折叠放入新生档案袋后，没有重要信息的，确认档案袋中无任何材料后，原旧档案袋由各学院自行销毁。
（二）本科新生档案整理
1.下载、填写本科生新生档案移交目录及新生入团信息归档采集表（附件1）
新生档案材料主要有三类8样，详见以下内容。
●第一类高中材料，有4样：
1.高中毕业生登记表：专指有高中“毕业生登记表”字样的材料，有则画对号“√”，无则画叉号“×”；
2.高中学籍档案：指学生登记表、学生综合测评、鉴定、学籍卡等高中三年期间发生的、填写的家庭成员信息、每学年成绩信息等材料，只要有相关的材料，即可认定有高中学籍档案；
3.高考报名登记表：指各省份高考招生报名表。
4.高考体检表：用于高考的体检表，而不是高中每年的体检表。
（注：河北考生高考招生录取表和高考体检表在一张纸上，视为第3、第4项都有；有的省份，如山西、山东、江苏、浙江生源的，高中档案为电子档案的，在表中“备注”栏里注明：具体省份+电子档案）
●第二类入学材料，有3样：
5. 新生报到证6.新生体检表7.新生入学登记表，原则这三样全体新生必须每人都要齐全，不全尽量补齐
注：新生入学登记表审核意见处要写上同意字样；准确填写年、月、日后加盖学院学生工作办公室的公章。如不按上述要求填写、加盖公章，此表无效将不予以归档。
●第三类党（团）组织关系材料，主要有1样：
8.专指入团志愿书，如果有入团志愿书，即认定有团组织材料，即可画对号“√”，若学生没有入团，该项目下面写“群众”，其他的材料如入团申请书、团组织关系介绍信如果哪个学生有，放在入团志愿书后面即可。
（注：请一定核对入团志愿书内容，需填写完整，要有公章，有照片且照片粘贴牢固；内容不完整的，请该同学补填，公章缺失的，请该学生到原入团初中或高中补全，照片缺失或粘贴不牢固的请补全照片且粘贴牢固，否则视为无效；该生一旦入党时，该材料不完整影响该生入党。另外，团证由学生本人携带，装有团关系的袋子上贴有介绍信的，可留存放入入团志愿书后面，没有重要信息的，请抽出自行销毁，不作为归档材料）
●本人签字：
移交目录中“本人签字”栏，请学生核对无误后，在该栏下签字。
1-7样材料中若有缺失，建议学生本人补齐相关材料。能提供印有原单位红色公章的相关信息材料的证明材料，可视为补充了该材料，且在备注中注明：xx材料是证明材料；第8样中原入团所在学校开具的《入团志愿书丢失证明》可放入档案，但该材料只能作参考，在政审、入党、入伍等各项审查时，《入团志愿书丢失证明》不具有效力，只有《入团志愿书》原件有效，所以建议到发展成为团员的原单位补《入团志愿书》。
●其他说明
新生档案移交目录表（附件1）左侧必须留有1厘米距离用于装订，表格所列内容不能随意删减；填写完的移交目录表，用A4纸打印，每班级打印三份（双方签字后学院留存1份、馆内留存2份，同时移交电子版）；新生入团信息归档采集表（附件1）请按项填写相关信息，该表只提交电子版不需打印。（电子邮箱@***）。
2.整理本科新生档案
以上8样材料展平，排放整齐，按照1-8的顺序排放，放入新生档案袋中，以便移交时候方便清点，提高速度；其他不能归入以上类别的材料，均放在后；有照片脱落的情况，请粘贴好；切记：所有已经装订好的材料千万不要拆卷，如因归档装订造成的不能与1-8的顺序保持一致，没有关系。
入馆档案以班级为单位，按照学生学号顺序排列，横向捆绑。各学院一定要将档案按要求整理好后再移交档案馆。
（三）研究生新生档案整理
1.下载、填写研究生新生档案移交目录及新生入团信息归档采集表（附件1）
按照以下五类顺序依次填写，第一类高中档案，第二类专科、本科档案，第三类工作档案（有工作档案就归入，无工作档案不放），第四类研究生入学档案（按照入学通知书、入学登记表、入学体检表顺序，原则这三样全体新生必须每人都要齐全，不全尽量补齐），第五类入团志愿书（详见本科新生档案该项说明）、党员档案。研究生档案填写移交目录时，可参考本科新生档案整理要求，不明事宜随时联系档案馆。
2.整理新生档案
填写好新生档案袋和移交目录后，将该生档案材料按照五类顺序装入该生新生档案袋中（准确核对新生档案袋中材料为本人）后，以班级为单位，按照班级内学生学号顺序排列，准备移交档案馆。
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