2020级沈阳理工大学移交本科生和研究生新生档案通知

各学院（系）：

档案馆（校史馆）将对2020级新生档案进行移交接收工作。为确保每名新生档案完整性、唯一性、准确性，请各学院（系）负责2020级本科新生及研究生新生的辅导员老师按照新生档案移交要求做好相关准备工作，有关事宜通知如下：

一、新生档案归档范围

1.本科新生档案归档范围：

高中材料：高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报名登记表、高考体检表等；

入学材料：新生体检表、新生报到证、沈阳理工大学新生入学登记表等；

团组织材料（注：只需要移交入团志愿书，不要团员证，且入团志愿书签字、公章等项目信息完整；入团申请书、团组织关系转接介绍信等材料放在入团志愿书后面，入团志愿书丢失证明按照团组织材料归档；今年仍然按照2019年要求，统计填写新生入团信息归档采集表电子版，望周知）。

2.研究生新生档案归档范围：

高中档案；

专、本科档案；

研究生入学材料：新生体检表、新生报到证、研究生入学登记表等；

党（团）组织材料（团组织材料归档要求详见上面本科新生档案归档范围：团组织材料；党员档案）。

有就业经历的要有工作期间的相关档案材料；

二、档案移交准备工作

（一）领取并填写新生档案袋

本科新生：各学院（系）于2020年10月28-30日到档案馆按照本学院（系）新生人数领取本科新生档案袋。领取后，在档案袋相应位置（左上角）填写学院（系）、专业、学号、姓名等相关信息，按学号顺序排列；

研究生新生：研究生学院已经下发研究生档案袋，请各学院在研究生档案袋左上角（正面面向自己，开口朝上）填写学院、专业、学号、姓名等相关信息，按学号顺序排列。

原装档的学生档案袋上若有重要信息，如高考分数等，折叠放入新生档案袋后，没有重要信息的，确认档案袋中无任何材料后，原旧档案袋由各学院（系）自行销毁。

（二）本科新生档案整理

下载、填写本科新生档案移交目录及新生入团信息归档采集表（附件1）

新生档案材料主要有三类8项材料，详见以下内容。

第一类高中材料，有4项材料：

1.高中毕业生登记表：专指有高中“毕业生登记表”字样的材料，有则画对号“√”，无则画叉号“×”；

2.高中学籍档案：指学生登记表、学生综合测评、鉴定、学籍卡等高中三年期间发生的、填写的家庭成员信息、每学年成绩信息等材料，只要有相关的材料，即可认定有高中学籍档案；

3.高考报名登记表：指各省份高考招生报名表。

4.高考体检表：用于高考的体检表，而不是高中每年的体检表。

（注：河北考生高考招生录取表和高考体检表在一张纸上，视为第3、第4项都有；有的省份，如山西、山东、江苏、浙江生源的，高中档案为电子档案的，在高中学籍档案项下画叉号“×”，在表中“备注”栏里注明：具体省份+电子档案 ）

第二类入学材料，有3项材料：

5.新生报到证

6.新生体检表

7.新生入学登记表，原则这三样全体新生必须每人都要齐全，不全尽量补齐

注：新生入学登记表审核意见处要写上同意字样；准确填写年、月、日后加盖学院（系）学生工作办公室的公章。如不按上述要求填写、加盖公章，此表无效将不予以归档。

第三类团组织关系材料，主要有1项材料：

8.专指入团志愿书，如果有入团志愿书，且填写完整、公章齐全、照片粘贴完好，即认定有团组织材料，该项目下面即可画对号“√”；如果无入团志愿书，该项目下面即画叉号“×”；若学生没有入团，该项目下面写“群众”，其他的材料如入团申请书、团组织关系转接介绍信如果哪个学生有，放在入团志愿书后面即可。如果无入团志愿书只有“入团志愿书丢失证明”请在备注中注明“有入团志愿书丢失证明”。

（注：请一定核对入团志愿书内容，需填写完整，要有公章，有照片且照片粘贴牢固；内容不完整的，请该同学补填，公章缺失的，请该学生到原入团初中或高中补全，照片缺失或粘贴不牢固的请补全照片且粘贴牢固，否则视为无效；该生一旦入党、入伍时，该材料不完整影响该生入党、入伍。另外，团证由学生本人携带，装有团关系的袋子上贴有介绍信的，可留存放入入团志愿书后面，没有重要信息的，请抽出自行销毁，不作为归档材料）

本人签字：

移交目录中“本人签字”栏，请学生本人核对无误后，在该栏下签字。

1-7项材料中若有缺失，建议学生本人补齐相关材料。能提供印有原单位红色公章的相关信息材料的证明，可视为补充了该材料，且在备注中注明：xx材料是证明材料；第8项材料中原入团所在学校开具的“入团志愿书丢失证明”可放入档案，但该材料只能作参考，在政审、入党、入伍等各项审查时，“入团志愿书丢失证明”不具有效力，只有《入团志愿书》原件有效，所以建议到发展成为团员的原单位补《入团志愿书》。

其他说明

新生档案移交目录表（附件1）左侧必须留有1厘米距离用于装订，表格所列内容不能随意删减；填写完的移交目录表，用A4纸打印，每班级打印三份（双方签字后学院留存1份、馆内留存2份，同时移交电子版）；新生入团信息归档采集表（附件1）请按项填写相关信息，该表只提交电子版不需打印。（电子邮箱limingaaa@***）。

整理本科新生档案

以上8项材料展平，排放整齐，按照1-8的顺序排放，放入新生档案袋中，以便移交时候方便清点，提高速度； 其他不能归入以上类别的材料，均放在后；有照片脱落的情况，请粘贴好；切记：所有已经装订好的材料千万不要拆卷，如因归档装订造成的不能与1-8的顺序保持一致，没有关系。

入馆档案以班级为单位，按照学生学号顺序排列，横向捆绑。各学院（系）一定要将档案按要求整理好后再移交档案馆（校史馆）。

（三）研究生新生档案整理

1.下载、填写研究生新生档案移交目录及新生入团信息归档采集表（附件1）

按照以下五类顺序依次整理，第一类高中档案；第二类专科、本科档案；第三类研究生入学档案（按照入学通知书、入学登记表、入学体检表顺序，原则这三样全体新生必须每人都要齐全，不全尽量补齐）；第四类团组织材料（整理要求详见（二）本科新生档案整理“第三类团组织关系材料，主要有1项材料”），党员档案（放在团组织材料后面，用档案袋装的党员档案无需拆袋连档案袋一起装入，如果是整本装订的直接放在团组织材料后面），如果有积极分子材料请放在团组织材料后面；第五类工作档案放在后。

研究生档案填写移交目录时，第一、二、三类及党员档案材料只要有相应材料就在该项下画对号“√”，无材料则画叉号“×”；第四类中的团组织材料请参照本科生“（二）本科新生档案整理第三类团组织关系材料，主要有1项材料”的内容要求进行整理填写；如果有积极分子材料需要在备注中注明“有积极分子材料”；如有工作档案请归档并在备注中注明“有工作档案”，无工作档案不放也不用标注。

本人签字：

移交目录中“本人签字”栏，请学生本人核对无误后，在该栏下签字。第一、二、三、四类材料中若有缺失，建议学生本人补齐相关材料。（具体要求详见（二）本科新生档案整理 本人签字）

其他说明（具体要求详见（二）本科新生档案整理 其他说明）

2.整理新生档案

填写好新生档案袋和移交目录后，将该生档案材料按照五类顺序装入该生新生档案袋中（准确核对新生档案袋中材料为本人）后，以班级为单位，按照班级内学生学号顺序排列，准备移交档案馆（校史馆）。

档案袋中档案的摆放顺序严格按照这五类档案的整理顺序进行排序，档案若不按顺序整理摆放，档案馆（校史馆）接收核查档案时将无法一一核对档案内容，只能退回重新整理档案，择日再进行移交。大家如有不明事宜请随时联系档案馆（校史馆）。

三、档案核查、移交工作

学生档案从11月30日开始移交，具体时间详见附件2。档案馆（校史馆）老师将与移交人员逐份逐页清点核实档案材料，经双方确认无误后，再签字。烦请各位新生辅导员老师相互提醒装档。

具体事宜可咨询档案馆（校史馆）

联系电话：024-24682889

联系人： 田老师